品味人生

會開會的公司有福氣

會開會的公司真的很有福氣，因為他們的公司一定比較有競爭力，同仁的士氣一定很高昂。我就見過這樣的公司。他們每天上班的時候真的很開心。

沒有人喜歡開會！這讓人覺得相當可惜，因為開會本來大可不至如此。

你不能否認大家在開會的時候──

●能分享各人寶貴的經驗；
●能貢獻各人的智慧；
●能集合大家的想像力；
●能凝聚每個人的意志；
●能進而組織行動步驟。

想想要是不開會的話，要花多少時間才能達成這些效果，有些項目可能根本無法個別做到。

照這樣看，會開會的公司真的很有福氣。因為他們的公司一定比較有競爭力，同仁的士氣一定很高昂。我就見過這樣的公司。他們每天上班的時候真的很開心。

現在我就想和你談談怎麼樣才能把會開得更好。

一、準時。雖然大家都知道開會該準時，但每次開會還是有人遲到，連董事長主持的會議都有人遲到。為什麼會這樣呢？因為他們知道會議不會準時開始；大家會等他們；還有，更重要的是，他們認為自己可以遲到一下，因為他們在忙業務，在跟客戶通電話。結果等這個，等那個，弄得會議一開始就情緒不佳，兆頭不好。所以準時是第一步。

二、取得共識。開會前問大家，今天這個會該怎麼開。好比說，什麼時候散會；什麼時候休息十分鐘；開會的時候哪些事不能做（看雜誌、倒茶等）。經過討論的共識大家比較喜歡遵守，會議的進行也有意思多了。

三、請一人當會議「輔導」。他不是主席，也不參加討論。他的工作是注意議程的進行──注意現在的討論是否偏離議題了；提醒某人發言應在一分鐘後結束；說明做這個結論前應獲得每個人的同意；告知現在討論的事項（如福利、待遇、價格）已超過與會者能做決定的範圍；還有十分鐘會議就要結束了……等等。由於這位輔導不參加討論，所以比較客觀，不容易陷入情緒之爭。大家也喜歡由他來輔導會議的進行。大家也更樂於開會。

四、將會議分成四階段。階段一，先確定今天要討論的是什麼事，好多公司只顧開會，討論得也很熱烈，可是沒確定開這會要解決的問題是什麼。階段二，要討論這件事的可能原因有哪些，不是現象，而是原因。階段三，很清楚問大家有哪些可能的解決辦法，儘量的提出，不做任何批判。階段四，是討論最好的解決辦法是什麼。你看，開會常無法獲得完美的方案，所得的結論也常常不是唯一的真理。只是在眾多想法中設法找一個最好的（如此自己的意見未獲採納也不會太不舒服了）。

五、分派任務。會開完了，工作才要開始。由誰做哪一部分？什麼時候完成或報告結果？這些都要在會議結束前安排好，這樣大家才會喜歡開會。

最後再告訴你一個小祕密：下次開會，如果是你當主席，把你的意見留到最後才說出來，你會發現大家更樂於發言，真心話也講得更多。

這不就是開會的目的嗎？